Dokumentation

E-Mails

E-Mails werden in verschieden Bereichen der Sozialen Arbeit zur Kommunikation genutzt und dementsprechend auch zur Dokumentation. Der Inhalt sollte deswegen klar, präzise und leicht verständlich formuliert werden. Immer darauf achten, ob es, je nach gegebenem Sachverhalt, sinnvoll ist eine Frist für die Rückmeldung zu setzen.

Mit Hilfe von Mailprogrammen werden personenbezogene und oftmals besonders sensibele Daten weitergegeben. Wenn ein Austausch via Mail erforderlich ist, unbedingt darauf achten, dass kein vollständiger Name verwendet wird. Je nach vorliegendem Sachverhalt, kann der Vorname schon ausreichen. Die Weitergabe personenbezogener Daten (vollständiger Name in Verbindung mit persönlichen Daten wie Geburtstag und sonstige vertrauliche Daten) per Mail ist nicht Datenschutz konform. 

Frage bei deiner Einrichtung nach, welches Programm verwendet wird.

Protokolle

Ob Teamsitzungen, Konferenzen oder sonstige Veranstaltungen, das Erstellen von Protokollen ist essenziell für eine reibungslose Zusammenarbeit und Dokumentation. Im Folgenden werden wesentliche Elemente aufgeführt und natürlich gibt es auch dafür eine Vorlage. 

Im oberen Bereich des Protokolls:

Datum, Zeit, Ort, Anwesende, Abwesend, Protokollant*in, Thema

Der Inhalt ist wie folgt zu strukturieren:

Die Blätter nummerieren, Stichpunkte und keine Sätze schreiben, Gliederung nach Überschriften, wichtige Aussagen hervorheben, Präsens schreiben außer Zitate, Schluss, Ort, Datum, und Unterschrift.